تعاریف و اهمیت مدیریت اطلاعات برای سازمان ها:
اطلاعات عامل حیاتی برای بقاء و توسعه هر سازمان می باشد. هرسازمانی برای تحقق اهداف خود و رسیدن به موفقیت باید بتواند منابع مختلفی که در اختیار دارد را کنترل کند. این منابع در طیف وسیعی قرار می گیرند که شامل منایع انسانی، اطلاعاتی، مالی و… می باشد و مدیریت اطلاعات با هدف کنترل منابع اطلاعاتی صورت می گیرد. با توجه به ماهیت هر سازمان، محتوای منابع اطلاعاتی نیز متفاوت خواهد بود. با توجه به قبول این پیش فرض بدیهی که اطلاعات قابل مدیریت کردن (اداره کردن و کنترل ) هستند، پس بدون در نظر گرفتن اینکه ماهیت منابع اطلاعاتی سازمان اساسا چه هستند، آنچه اهمیت دارند اینست که اطلاعات در هر شکل و قالبی و با هر محتوایی و با هر منشائی نیاز به مدیریت دارد.
با توجه به تحلیل و بررسی تعاریف گوناگونی که از مدیریت اطلاعات شده است ، تعریف مدیریت اطلاعات عبارتست از:
“بکارگیری اصول مدیریتی و ابزارهای مناسب در فرآیندهای مربوط به اطلاعات که با هدف در دسترس ساختن اطلاعات ارزشمند، در زمان و مکان و قالب مناسب باکمترین هزینه، برای افراد مناسب صورت می گیرد و نهایتا منجر به بهبود تصمیم گیری و ارتقا دانش فردی و سازمانی خواهد شد”.
اهمیت مدیریت اطلاعات برای سازمان ماشین آلات:
حال سازمانی را مانند سازمان ماشین آلات در نظر بگیرد که با انبوهی از اطلاعات از قبیل نوع، تعداد و مشخصات ماشین آلات گوناگون، زمان و حجم عملیات، نوع و تعداد قطعات مصرفی و یدکی ماشین آلات، نوع، زمان و هزینه سرویس و نگهداری و تعمیرات انجام شده بر روی هر ماشین و… مواجه است که در صورت مدیریت درست این اطلاعات می توان به افزایش بهره وری نیروی انسانی، افزایش راندمان ماشین آلات و کاهش هزینه های سازمان رسید.
بهترین سیستمی که می توان برای مدیریت اطلاعات سازمان ماشین آلات به کار برد را می توان با چند سوال ساده یه شرح زیر ارزیابی و پایه ریزی کرد:
• تاکنون چه اندازه درگیر استخراج شماره فنی قطعات مختلف ماشین آلات بوده اید؟
• تاکنون چه اندازه پیگیر تکمیل اطلاعات فنی دستگاه های مختلف بوده اید؟
• تاکنون چقدر در صدد یافتن نقشه های برق ، هیدرولیک و سایر قسمت های ماشین آلات بوده اید؟
• تاکنون چه اندازه درپی حمع آوری برنامه های سرویس نگهداری ماشین آلات بوده اید؟
• تاکنون چقدر زمان جهت تعیین میزان نقطه شارژ قطعات ماشین آلات صرف کرده اید؟
• و ….
و از همه مهمتر چقدر به صحت و دقت اطلاعاتی که به دست آورده اید اطمینان دارید.
حال با مطرح کردن سه سوال زیر شاید اهمیت این بحث کمی روشن تر شود:
• تا کنون چقدر دنبال اطلاعاتی بوده اید که قبلا استخراج کرده اید ولی در حال حاضر قادر به بازیابی آنها نمی باشید؟
• تا کنون چقدر دنبال اطلاعاتی بودید که همکاران شما قبلا به دست آورده اند ولی اکنون به دلیل در دسترس نبودن اطلاعات مجبورید دوباره آنها را استخراج کنید؟
• تا کنون چقدر مجبور شده اید اطلاعاتی را که بقیه ثبت کرده اند ولی به فرم مورد نظر شما نبوده دوباره فرمت بندی کنید؟
حال اگر خوب به مسائل بیان شده فکر کنید متوجه خواهید شد که سهولت در دسترس بودن اطلاعات و مدیریت صحیح آنها می تواند تا چه اندازه در صرفه جویی وقت و انرژی افراد و همچنین تصمیم گیری درست، مفید باشد.
اما راه حل چیست؟
این مسئله را می توان از سه منظر بررسی کرد:
1. سیستم مدیریت اطلاعات
2. روش ثبت اطلاعات
3. روش به اشتراک گذاری اطلاعات
1- سیستم مدیریت اطلاعات:
انتخاب سیستم می تواند نقش بسیار مهمی در مدیریت اطلاعات داشته باشد در نتیجه لازم است در همان ابتدای شروع کار با توجه به شرایط و امکانات موجود سیستم مناسبی جهت این کار انتخاب شود. سعی کنید در انتخاب سیستم دقت کافی به خرج دهید چون تعویض سیستم در آینده با توجه به متفاوت بودن قالب ها می تواند بسیار وقت گیر و هزینه بر باشد.
سیستم مدیریت اطلاعات باید شامل ویژگی های زیر باشد:
1. سهولت در بایگانی اطلاعات
2. امکان ثبت سریع اطلاعات
3. امکان پیاده سازی آسان
4. ثبت صحیح و دقیق اطلاعات
5. پیوستگی اطلاعات
6. سهولت در جستجوی اطلاعات
7. امکان به اشتراک گذاری اطلاعات
8. امنیت درحفظ و نشر اطلاعات
سیستم مدیریت اطلاعات می تواند به فرم ساده و قدیمی کاغذی باشد که در این حالت هیچ یک از ویژگی ها بالا بجز مورد 3 را به طور کامل ندارد. این سیستم می تواند کمی پیشرفته تر توسط برنامه های کامپیوتری ساده ی مدیریت اطلاعات مانند Excel و Word باشد که در این حال هم در چهار مورد آخر دارای نقص می باشد یا می تواند پیشرفته تر به شکل یک بانک اطلاعاتی قدرتمند کامپیوتری باشد که این حالت دارای تمامی موارد بالا بجز مورد 3 می باشد که نیاز به سخت افزارهای خاص و شبکه های کامپیوتری می باشد.
با تعیین سیستم مدیریت اطلاعات، قالب های اطلاعات شکل می گیرد در نتیجه بسیار مهم است که این سیستم توسط چه شخص یا اشخاصی طراحی می شود زیرا کار با فرم ها و قالب های ضعیف باعث دوباره کاری و نقص اطلاعات خواهد شد.
2- روش ثبت اطلاعات:
قالب ها، فرم ها و سیستم ها بدون تغذیه اطلاعاتی صحیح کاری از پیش نمی برند. پس از انتخاب قالب، ثبت اطلاعات از اهمیت ویژه ای برخوردار است. پیشنهاداتی که در این ضمینه می توان ارائه داد به شرح زیر است:
• از بدو ورود یک دستگاه به کارگاه سعی کنید اطلاعات شناسنامه ای دستگاه را به صورت دقیق ثبت کنید. حتما از قسمت های مختلف دستگاه ( پلاک ها، فیلترهای دستگاه، مشخصات دستگاه، سایز لاستیک و نماهای مختلف دستگاه) عکس تهیه کنید. اسناد فنی دستگاه را چک کرده و در صورت کسری اسناد اقدامات لازم جهت تکمیل اسناد را انجام دهید. مشخصات فنی دستگاه را به صورت کامل در قالب های از پیش تعیین شده وارد نمایید. برنامه سرویس نگهداری دستگاه را استخراج کرده و در دستور کار سرویس نگهداری قرار دهید.
• با توجه به اینکه معمولا در کارگاه، ماشین آلاتی با اطلاعات فنی مشابه زیاد یافت می شود سعی کنید اطلاعات فنی و شناسنامه ای دستگاه ها را به صورت جداگانه در فرم های مجزا ثبت کنید.
• وقتی قطعه ای از یک دستگاه خراب می شود احتمال زیادی وجود دارد که این قطعه در دستگاه های مشابه نیز خراب شود در نتیجه پیشنهاد می شود فرمی جهت ثبت اطلاعات فنی این قطعات داشته باشد تا هم در سفارش بعدی استخراج اطلاعات فنی راحت تر باشد هم بعدا جهت تعیین نقطه شارژ قطعات مفید باشد.
• حتما بانک اطلاعات جامعی از تامین کنندگان قطعات و خدمات با توضیح کامل زمینه کاری و اطلاعات تماس تهیه کنید و همیشه بانک مورد نظر را به روز نگه دارید.
• در سطوح بالاتر مدیریت اطلاعات و توسط برنامه های پیشرفته تر، مدیریت اطلاعات می تواند جدول خرید قطعات یا درخواست خدمات را به جدول تامین کنندگان کالا و خدمات ارتباط داده و از این طریق بتوان وضعیت خرید یا گرفتن خدمات و حتی خود تامین کنندگان را مورد پایش و تحلیل قرار داد.
• برای طبقه بندی اسناد الکترونیک دستگاه ها در کامپیوتر برای هر دستگاه یک پوشه متشکل از برند، نام دستگاه و مدل دستگاه ایجاد کرده و تمامی اسناد الکترونیک و همچنین تصاویر دستگاه را با نامی که مشخص کننده نوع سند و دستگاه باشد در آن قرار دهید. در ضمن لیستی از این اسناد به علاوه اسناد چاپی ایجاد نمایید تا همیشه از موجودی و کسری اسناد فنی دستگاه ها مطلع باشید.
• لیستی از سایتهای مفید در مورد ماشین آلات تهیه کنید و جهت گردش بهتر اطلاعات لیست را برای دیگر همکاران خود ارسال نمایید.
• در مورد اطلاعات روزمره مانند اطلاعات کارکرد و سرویس نگهداری سعی کنید برای جلوگیری از دوباره کاری ، پیوستگی اطلاعات را حفظ کنید. برای مثال اطلاعات کارکرد به اطلاعات سرویس نگهداری متصل باشد یا اطلاعات شناسنامه های به همه بخش ها متصل باشد تا با وارد کردن کد دستگاه بتوان به تمامی اطلاعات دسترسی داشت.
• در پایان پیشنهاد می شود هر گونه اطلاعاتی را که قابل طبقه بندی است طبقه بندی نمایید و تا حد امکان از بهم ریختگی اطلاعات پرهیز کنید. این کار شاید در کوتاه مدت وقت گیر باشد ولی مطمئن باشید در دراز مدت بسیار مفید و کارآمد می باشد.
3- روش به اشتراک گذاری اطلاعات:
روش به اشتراک گذاری اطلاعات با توجه به سیستم انتخابی می تواند متفاوت باشد. در سیستم های سنتی کاغذی اشتراک گذاری اطلاعات دارای محدودیت شدید مکانی می باشد به این معنی که فقط اشخاصی به اطلاعات دسترسی دارند که این اطلاعات به صورت فیزیکی در اختیارشان باشد.
در حالت دوم یعنی استفاده از برنامه های ساده مدیریت اطلاعات مانند Excel و Word به اشتراک گذاری داده ها ساده تر می باشد در این حالت با استفاده از شبکه های کامپیوتری و ایمیل، اطلاعات به سهولت در دسترس همگان خواهد بود ولی اشکال عمده این حالت در ویرایش، به روز رسانی و امنیت اطلاعات می باشد زیرا از طرفی همزمان چند کاربر نمی توانند اطلاعات را ویرایش نمایند و از طرف دیگر تعیین سطح دسترسی به اطلاعات بسیار مشکل می باشد.
در حالت سوم یعنی از طریق برنامه های پیشرفته کامپیوتری، مرزی برای به اشتراک گذاری داده ها وجود ندارد. در این حالت می توان اطلاعات را در سطح یک شبکه داخلی کارگاهی تا شبکه های بزرگ اینترنتی به اشتراک گذاشت و از طرف دیگر با توجه به قدرت این برنامه ها می توان سطح دسترسی ها مختلفی برای کاربران مختلف تعریف کرد. اما ضعف عمده این روش در پیاده سازی و نیاز به سخت افزار و نرم افزارهای ویژه می باشد.
در کل مهمتر از روش به اشتراک گذاری اطلاعات اعتقاد داشتن و عمل کردن به این موضوع است. سعی کنید با ارتباط با سایر همکاران شاغل در این بخش، گستره به اشتراک گذاری اطلاعات را بیشتر کنید. با ارسال اطلاعات فنی کسب شده به سایر کارگاه ها راه ارتباطی با سایر همکاران را باز کنید. کارگاه های موجود در یک شرکت می توانند با اشتراک گذاری داده های خود در تکمیل اطلاعات همدیگر نقش بسیار موثری داشته باشند. در این بین وجود هسته مرکزی ماشین آلات به عنوان رابط بین این اطلاعات می تواند سهولت این امر را بیشتر نماید. هسته مرکزی ماشین آلات به عنوان پل ارتباطی بین کارگاه ها می تواند با کسب اطلاعات مختلف از آنها و تکمیل و جمع بندی آنها و ارسال مجدد به همه کارگاه ها نقش بسیار موثری در این زمینه ایفا نماید.
منابع:
- مقاله “پانزده تعریف از مدیریت اطلاعات”؛ سرکار خانم دکتر زیور صباغی نژاد، جناب آقای دکتر غلامرضا حیدری؛ مجله مطالعات کتابداری و علم اطلاعات، سال 1394
- وبلاگ: http://machinerysystem.blogsky.com/
تهیه و تدوین: محمدرضا رستمی طهرانی – خشایار عبدالهی